Как оставаться в здравом уме при работе с несколькими клиентами

Работа над несколькими проектами — задачане для слабонервных. Это требует способности совмещать несколько задач в сжатые сроки, и вносить правки в последнюю минуту. 

Фрилансер вы, или представитель малого бизнеса, вам придется научиться работать с несколькими клиентами по мере роста вашего бизнеса. Эффективное управление требует навыков тайм-менеджмента, онлайн-инструментов и планирования. Но всему этому вы можете научиться.

В этом руководстве мы рассмотрим несколько способов сохранять спокойствие при работе с несколькими клиентами.

1. Выделите время, чтобы спланировать свою неделю

Найдите время, чтобы сесть и спланировать свою неделю. Вы можете выделить время в пятницу, когда можно расслабиться, или в понедельник утром. Запишите, как будет выглядеть ваша неделя, проанализируйте любые изменения в расписании и посмотрите, где вам нужно увеличить темп.

Если вы потратите это время на просмотр списка задач, это поможет вам выявить проблемы до того, как они повлияют на проект. Создание расписания — это возможность пересмотреть свой список дел. Вы можете удалить выполненные задачи и добавить новые на неделю.

Четкое представление о том, как выглядит ваша неделя с разбивкой по часам, поможет вам быть в курсе всего. Если у вас нет плана, вы с большей вероятностью пропустите задачи, что приведет к проблемам с клиентами.

2. Расставьте приоритеты 

При работе с несколькими клиентами полезно разделить обязанности в зависимости от потребностей и сроков. После того, как вы составили список задач, начните планировать, как вы распределите дни между ними. Некоторым клиентам может потребоваться больше общения и времени.

У каждого будет свой подход к составлению расписания. Например, можно использовать матрицу приоритетов, чтобы определить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

Источник: Process.st

Такая матрица позволяет ранжировать задачи и гарантирует, что вы не пропустите важные задачи. 

Составьте список задач, которые вам необходимо выполнить, используя предпочитаемый вами онлайн-инструмент для управления работой. 

3. Убедитесь, что ваш план реально выполнить

Вы должны ставить перед собой реалистичные цели. Нереалистичные сроки могут сделать ваш список дел выполнимым, но это работает только на бумаге. Попытка достичь невозможного приведет к стрессу и выгоранию. Это также приведет к хаосу, так как весь график будет нуждаться в постоянной переработке из-за задержек.

Используйте технику SMART,  чтобы определить свои цели, чтобы они были конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Составьте список задач, определите, как вы достигнете цели, и установите крайний срок.

4. Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на выполнение задач

Рекомендуется отслеживать, сколько времени у вас уходит на выполнение задач. Это поможет вам отслеживать свою эффективность. Например, я знаю, что написание статьи из 1500 слов занимает у меня полдня.

Помимо отслеживания времени, необходимого для выполнения задачи, подумайте, когда вы наиболее продуктивны.

Независимо от того, являетесь ли вы жаворонком или тем, кто выполняет большую часть работы после вечерней чашки кофе, у всех нас бывают периоды максимальной продуктивности. Определите эти периоды и назначьте сложные задачи на это время.

Попробуйте все пересмотреть. Посмотрите, как у вас дела, а также оцените эффективность своей команды. Если вы столкнулись с проблемой, попробуйте найти решение.

5. Установите напоминания о важных задачах

Если вы хотите работать с несколькими клиентами, вы должны быть организованными, и в этом вам поможет календарь. Онлайн-календари и приложения для планирования помогут вам отслеживать встречи и помогут вашей команде узнать, когда они смогут связаться с вами.

Источник: Техническое сообщество Microsoft.

Установите напоминания перед каждой встречей, чтобы просматривать свои заметки для клиента. Календари в Google или Microsoft Teams помогут вам быть внимательными и подготовиться к каждой сессии. Онлайн-инструменты, которые позволяют записывать встречи, также удобны при управлении несколькими клиентами, поскольку они гарантируют, что вы ничего не пропустите. Кроме того, вы можете поделиться записью встречи с членами команды.

6. Планируйте часы для работы и общения с клиентами

Электронная почта, телефон, видеозвонки — у вашего клиента есть много способов связаться с вами. Установите четкие границы, когда вы будете общаться с клиентами. Вам не нужно сразу отвечать на каждый запрос.

Сообщите своим клиентам, когда вы проверяете свою электронную почту и когда вы или ваша команда обычно доступны для звонков. Установив правила общения сразу, вы сэкономите много времени. Вы можете назначить общение с клиентом на то время дня, когда вы менее продуктивны.

Есть клиенты, которые все еще звонят? Используйте функцию «Не беспокоить» на своем телефоне, чтобы не отвлекаться от разговоров. Не игнорируйте важные звонки, но установление границ может помочь вам провести грань между важными и неважными звонками.

7. Делайте по одной задаче за раз

Когда у вас несколько клиентов, многозадачность бесполезна. У каждого клиента будет свой бриф, требующий разного мышления. Когда вы пытаетесь сделать все понемногу, у вас ничего не получается.

Беритесь за одно задание за раз, старайтесь изо всех сил, а затем двигайтесь дальше.

Вы не можете работать над брифом, получать предложения по дизайну и следить за правками одновременно. Четко разделите и выделите время для различных аспектов вашей работы. Для вашей команды используйте шаблон расписания сотрудников,  чтобы разделить обязанности.

8. Делайте перерывы

Вы и ваша команда — не машины. Делайте перерывы, когда вы полностью закрываетесь от работы. Зарядка батарей так же важна для качества вашей работы, как и продуманный план. Выпейте чашку кофе в середине напряженного дня и отдохните 10 минут.

Я рекомендую вам также поэкспериментировать с различными техниками повышения производительности. Например, некоторые люди используют Техникой Помидора. Техника Помидора — это метод тайм-менеджмента, при котором вы работаете короткими продуктивными очередями. Есть много других методов повышения производительности, которые можно попробовать.

Наконец, не забудьте взять отпуск. Нельзя все время много работать. Отпуск поможет вам избежать выгорания и сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью .

Это лишь некоторые из способов уменьшить стресс при управлении клиентами. Вы можете разработать свои.

9.Устанавливайте реалистичные ожидания 

Наконец, вы должны установить реалистичные ожидания. При разговоре с клиентами четко указывайте свои возможности. Установите реалистичные сроки для работы. Если у клиента есть работа, которую нужно выполнить быстро, вы можете согласиться ее выполнить. Это нормально, но только если у вас есть возможности.

Если к вам пришел клиент, очевидно, что ваша работа ему нравится. Иногда некоторые клиенты не возражают против дополнительного времени, если вы выполняете свою работу.

Если они не гибкие, и у вас нет возможностей, откажитесь от проекта. Лучший способ произвести впечатление на ваших клиентов — это предоставить отличный сервис и быть честным в отношении своих возможностей.

Итог

Работа с несколькими клиентами может быть сложной задачей, особенно если ваш бизнес только начал расти. Но с правильным планированием, списком дел и возможностью устанавливать четкие границы вы можете продолжать добавлять проекты в свой список задач.

Главный трюк в управлении несколькими клиентами — это строгий тайм-менеджмент, который включает в себя определение приоритетов задач, установку границ для звонков клиентов, а также предварительное планирование и анализ. Планируя и выполняя свои задачи, не забывайте брать перерыв для себя, чтобы зарядиться энергией для еще одной недели звонков, встреч и расстановки приоритетов.

Используйте онлайн-инструменты, такие как календари, диспетчеры задач и режим «Не беспокоить» на телефоне.

Источник