9 советов, которые помогут вам оставаться в здравом уме при работе с несколькими клиентами

Управление клиентом не для слабонервных. Это требует умственной силы, способности совмещать несколько задач в сжатые сроки и вносить ужасные изменения в последнюю минуту. Если вы когда-либо были на другой стороне встречи с клиентом, вы знаете, сколько пота и крови нужно, чтобы доставить брифинг.

Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или представителем малого бизнеса, вам придется научиться управлять несколькими клиентами по мере роста вашего бизнеса. Эффективное управление требует навыков тайм-менеджмента, онлайн-инструментов и планирования. Это навыки, которым вы можете научиться.

В этом руководстве мы рассмотрим несколько способов сохранять спокойствие при управлении несколькими клиентами.

1. Выделите время для планирования своей недели

Среди встреч подряд найдите время, чтобы сесть и спланировать свою неделю. Вы можете выделить время в пятницу, когда вы собираетесь расслабиться, или в понедельник утром. Запишите, как будет выглядеть ваша неделя, проанализируйте все изменения в расписании и посмотрите, где вам нужно ускорить темп.

Если вы потратите время на просмотр списка задач, это поможет вам определить проблемы до того, как они повлияют на проект. Создание расписания — это возможность пересмотреть свой список дел. Вы можете удалить выполненные задачи и добавить новые задачи на неделю.

Четкое представление о том, как выглядит ваша неделя с разбивкой по часам, поможет вам быть в курсе всего. Если у вас нет плана, вы с большей вероятностью пропустите задачи, что приведет к проблемам с клиентами.

Интересное чтение — 7 графических дизайнеров-фрилансеров делятся своими повседневными делами

2. Приоритет задач клиента

При управлении несколькими клиентами полезно разделить обязанности в зависимости от потребностей и сроков. После того, как вы составили список задач, составьте план, как вы распределите дни между ними.

Некоторым клиентам может потребоваться больше общения и времени, в то время как некоторые могут сосредоточиться на доставке.

У каждого будет свой подход к созданию расписания. Мне нравится использовать матрицу приоритетов, чтобы определить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

Подобная матрица приоритезации позволяет вам ранжировать ваши задачи и гарантирует, что вы не упустите важные задачи, манипулируя несколькими клиентами. Матрица приоритезации также позволяет вам применять в своей работе подход, основанный на задачах.

Перечислите задачи, которые вам нужно выполнить, с помощью предпочитаемого вами онлайн-инструмента управления работой. Онлайн-инструмент поможет вам управлять списком задач.

3. Убедитесь, что ваш план реалистичен

Вы должны ставить реалистичные цели. Нереалистичные сроки могут сделать ваш список дел выполнимым, но это работает только на бумаге. Попытка достичь невозможного приведет к стрессу и выгоранию. Это также приведет к хаосу, так как весь график будет нуждаться в постоянной переработке из-за задержек.

Используйте технику SMART, чтобы определить свои цели, чтобы они были конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными по времени. Составьте список задач, которые вам нужно выполнить, определите, как вы достигнете этой цели, и установите крайний срок.

4. Отслеживайте, сколько времени у вас уходит на выполнение задач

Рекомендуется отслеживать, сколько времени у вас уходит на выполнение задач. Понимание того, сколько времени требуется на выполнение задачи, поможет вам отслеживать свою эффективность. Это также поможет вам поймать любые задержки, установив базовое время для занятия. Например, я знаю, что написание статьи из 1500 слов занимает у меня полдня.

Помимо отслеживания времени, необходимого для выполнения задачи, подумайте, когда вы наиболее продуктивны.

Если вы жаворонок или человек, который выполняет большую часть работы после вечерней чашки кофе, у всех нас бывают периоды максимальной продуктивности. Определите эти периоды и назначьте сложные задачи своему продуктивному времени.

Попробуйте все пересмотреть. Посмотрите, как у вас дела, а также оцените эффективность своей команды. Если вы столкнулись с проблемой, попробуйте найти решение.

5. Установите напоминания о важных задачах

Если вы хотите управлять несколькими клиентами, вы должны быть организованными, и ничто не говорит об управлении временем, как календарь. Онлайн-календари и приложения для составления расписания помогут вам отслеживать встречи и помогут вашей команде узнать, когда они смогут связаться с вами.

Установите напоминания перед каждой встречей, чтобы просматривать свои записи для клиента. Календари в Google или Microsoft Teams помогут вам быть внимательными и подготовиться к каждой сессии. Онлайн-инструменты, которые позволяют записывать встречи, также удобны при управлении несколькими клиентами, поскольку они гарантируют, что вы ничего не пропустите. Кроме того, вы можете поделиться записью встречи с членами команды.

6. Планируйте часы работы и общения с клиентами

Электронная почта, телефон, видеозвонки — у вашего клиента есть много способов связаться с вами. Установите четкие границы того, когда вы будете общаться с клиентами. Вам не нужно сразу отвечать на все запросы.

Сообщайте своим клиентам, когда вы проверяете свою электронную почту и когда вы или ваша команда обычно доступны для звонков. Установив правила общения на ранней стадии, вы сэкономите много времени. Вы можете назначить общение с клиентом на то время дня, когда вы менее продуктивны.

Есть клиенты, которые все еще звонят? Используйте функцию «Не беспокоить» на своем телефоне, чтобы не отвлекаться от разговоров. Не игнорируйте важные звонки, но установление границ поможет вам провести грань между важными и последующими звонками.

7. Выполняйте одно задание за раз

Когда у вас несколько клиентов, многозадачность бесполезна. У каждого клиента будет свой бриф, требующий разного мышления. Когда вы пытаетесь сделать всего понемногу, у вас ничего не получается.

Выполняйте одно задание за раз, выкладывайтесь на него как можно лучше и двигайтесь дальше.

Вы не можете работать над брифом, получать предложения по дизайну и следить за изменениями одновременно. Четко разделите и выделите время для различных аспектов вашей работы. В своей команде используйте шаблон расписания сотрудников, чтобы разделить обязанности.

8. Делайте памятные перерывы

Вы и ваша команда не машины. Делайте перерывы, когда вы полностью закрываетесь от работы. Подзарядка батарей так же важна для качества вашей работы, как и продуманный план. Выпейте чашку кофе в середине напряженного дня и возьмите 10 минут отдыха.

Я рекомендую вам также поэкспериментировать с различными техниками повышения производительности. Например, некоторые люди пользуются Техникой Помидора. Техника Помидора — это метод управления временем, при котором вы работаете короткими продуктивными очередями. Есть много других методов повышения производительности, которые можно попробовать.

Наконец, не забудьте взять отпуск. Вы не можете усердно работать все время. Отпуск может помочь вам избежать выгорания и сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Это лишь некоторые из способов уменьшить стресс при управлении клиентами. Вы можете адаптировать их к потребностям вашей команды. Вы можете улучшать эти системы после каждого проекта.

Устанавливайте ожидания клиентов

Наконец, вы должны установить реалистичные ожидания. При разговоре с клиентами четко указывайте свои возможности. Установите реалистичные сроки для работы. Если у клиента есть работа, которую нужно выполнить быстро, вы можете согласиться выполнить ее. Это нормально, но только если у вас есть возможности.

Если к вам пришел клиент, очевидно, что ему нравится ваша работа. Иногда некоторые клиенты не возражают против дополнительного времени, пока вы выполняете свою работу.

Если они не гибкие, и у вас нет возможностей, откажитесь от проекта. Лучший способ произвести впечатление на ваших клиентов — это предоставить отличный сервис и быть честным в отношении своих возможностей

Итог

Работа с несколькими клиентами может быть сложной задачей, особенно если ваш бизнес только начал расти. Но с некоторым планированием, списком дел и возможностью устанавливать четкие границы вы можете продолжать добавлять проекты в свой список задач.

Главный трюк в управлении несколькими клиентами — это строгий тайм-менеджмент, который включает в себя определение приоритетов задач, установку границ для звонка клиента, а также предварительное планирование и анализ. Планируя и выполняя свои задачи, не забывайте брать перерыв для себя, чтобы зарядиться энергией для еще одной недели звонков, встреч и расстановки приоритетов.

Используйте онлайн-инструменты, такие как календари, диспетчеры задач и режим «Не беспокоить» на телефоне, чтобы управлять своими клиентами. Чего же ты ждешь? ■

Об авторе: Оуэн Джонс — старший маркетолог в ZoomShift, онлайн-приложении для составления расписания. Он опытный SaaS-маркетолог, специализирующийся на контент-маркетинге, CRO и рекламе в Facebook.

СВЯЗАННОЕ ЧТЕНИЕ

Найдите больше историй о процессах в нашем блоге Courtside.
Есть предложение? Свяжитесь с Stories@dribbble.com.