Советы по повышению производительности для удаленных команд

Фрилансерам не привыкать к удаленной работе. Благодаря хорошему интернету и ноутбуку можно работать с любой точки земного шара.

Домашний офис, коворкинг, местный парк или даже тропический пляж — все это может стать отличным местом для выполнения повседневных задач.

Но в 2020 году значительный процент офисных работников перешел на модель удаленной работы. В результате исследования продуктивности этих людей дают очень противоречивые данные.

С одной стороны, некоторые результаты свидетельствуют о низкой производительности, где-то между 1%и 14%. С другой стороны, эмпирические данные показали, что в некоторых отраслях рабочим действительно удалось повысить свою производительность на 4%.

Помня, что у каждой медали есть две стороны, удаленные сотрудники, а также менеджеры должны понимать, что производительность зависит не только от местоположения. Она еще обусловлена рабочими привычками, инструментами и личным благополучием. Так что эффективность можно повысить. Как — читайте дальше.

Установка границ

Отвлечение — главный враг продуктивности. И неважно, что конкретно отвлекает — суматоха в офисе или шум в квартире. Важно помнить, что устранение отвлекающих факторов (или, по крайней мере, сведение их к минимуму) возможно. Все, что нужно, — это установить некоторые границы.

В первую очередь, попробуйте выбрать место для работы. Это может быть любое доступное вам место — ваш обеденный стол или свободная комната. Важно то, что вы тренируете свой ум, чтобы ассоциировать выбранную обстановку с продуктивной работой.

Конечно, как только вы определились с пространством, вы также можете реализовать несколько приемов:

• Установите комфортную температуру в помещении. Чем жарче в вашем “офисе”, тем ниже будет ваша продуктивность. Поэтому постарайтесь не убаюкивать себя, поддерживая высокую температуру в комнате (и сэкономьте на коммунальных услугах).
• Включите свет. Выбирайте более яркие и прохладные оттенки белого, поскольку они стимулируют цикл бодрствования вашего циркадного ритма.
• Выберите подходящий фоновый шум. Если во время работы вас окружают другие люди, возможно, нужно приобрести пару наушников с шумоподавлением. Также можно включить подходящую, не отвлекающую вас от работы музыку.
• Воспользуйтесь режимом «Не беспокоить». Удаленные команды обычно используют несколько приложений для общения. Однако постоянные уведомления могут отвлекать. Если вы работаете над чем-то, что требует вашего полного внимания, убедитесь, что на вашем телефоне и компьютере отключены уведомления. Таким образом, вы можете сосредоточиться на текущей задаче.
• Добавьте зелени в свое пространство. Растения не только улучшают качество воздуха в вашем офисе, но и повышают творческий потенциал на 45%!

Еще один способ определить и закрепить границы ваших рабочих привычек — это иметь четко определенный распорядок дня. Придерживаться расписания может быть сложно (особенно если вы сами распоряжаетесь своим временем). Но постарайтесь привнести в свой рабочий день чувство предсказуемости.

• Начинайте работать каждый день в одно и то же время. Неважно, 6 часов утра или 2 часа дня. Важно то, что вы выбираете время, когда чувствуете себя наиболее энергичным и готовым к выполнению своих задач.
• Забудьте о кнопке отсрочки. Если вы один из тех, кто ставит 5 будильников по утрам, возможно, пришло время пересмотреть эту привычку. Согласно исследованиям, если позволить себе снова заснуть после пробуждения, это может вызвать инерцию сна, которая связана с плохой производительностью, снижением бдительности и чувством сонливости, которое длится часами.
• Прекратите работать вовремя. Может показаться нелогичным не работать столько, сколько вы можете, но в долгосрочной перспективе самообладание поможет вам избежать выгорания. Установите время остановки для своего рабочего дня, и вы пожнете плоды.
• Уважайте расписание своих коллег. Многие удаленные команды разбросаны по всему миру, что означает разные часовые пояса. В таких случаях постарайтесь не забывать о времени других людей. Делайте все возможное, чтобы придерживаться согласованного графика, когда запрашиваете информацию и выполняете задания.

Четко выражайте свои приоритеты

Дело в том, что составление списка дел не всегда помогает хорошо влиться в работу. Вместо этого сосредоточьтесь на расстановке приоритетов.

Дело в том, что у всех нас есть длинный список задач, которые нам нужно выполнить. Однако, если вы потратите время на то, чтобы подумать о результатах, которые вы получите от этих действий, вы быстро поймете, что одни вносят большой вклад в ваш результат, в то время как другие дают почти незначительные результаты. Эта идея более известна как принцип Парето.

Итак, оказывается, что повышение производительности не обязательно означает больше усилий. Напротив, это означает, что нужно работать более разумно, сосредотачиваясь на высокоприоритетных задачах и сводя к минимуму время, затрачиваемое на менее важные дела и траты времени.

Если вы новичок в расстановке приоритетов в своем списке дел, вы можете начать с выполнения самых сложных задач утром. Преодоление этого большого препятствия в начале рабочего дня (этот прием называют “Поедание лягушки” ) поможет вам достичь двух целей. 

• Во-первых, вы получаете чувство выполненного долга, которое имеет решающее значение для мотивации к дальнейшей работе. 
• Во-вторых, вы выбираете самую сложную задачу из своего списка, и вы можете сосредоточиться на остальных своих задачах, которые вам либо нравятся, либо требуют меньше усилий.

Еще один метод, который вы можете попробовать, — это разбить свои рабочие задания на категории. По словам Дуайта Эйзенхауэра, срочные и важные задачиредко совпадают. Таким образом, вы можете изменить свое расписание, классифицируя задачи в зависимости от того, насколько немедленно они требуют вашего внимания. Этот метод — отличный способ определить все, что вам следует исключить из своего расписания, а также указать на задачи, которым вы должны уделять больше всего времени.

Приоритизация задач — особенно важный навык для удаленных менеджеров команд. Им нужно знать, как дела у каждого члена команды в любое время. Некоторые программные решения для управления проектамипозволяют назначать задачи разным членам вашей команды, обеспечивая визуальную обратную связь относительно текущей рабочей нагрузки каждого сотрудника.

Эти инструменты могут быть отличным способом отслеживать все текущие процессы. Кроме того, они могут помочь вам убедиться, что ни одному сотруднику не придется иметь дело с тем, с чем он объективно не может справиться.

Установите дедлайны

Хотя большинство людей считает, что дедлайны вызывают ненужный стресс (и, следовательно, снижают производительность), исследования показывают, что это не всегда так.

При правильной установке дедлайны могут помочь вам сосредоточиться, а также стать источником мотивации. Единственное необходимое условие — достижимость поставленных вами целей. И вы можете легко повысить производительность, установив минимальные дедлайны в течение дня.

Вы можете поэкспериментировать с техникой Помодоро. Она сочетает в себе короткие периоды работы и отдыха, помогая вам сосредоточиться в течение дня. Большинство людей выбирают вариант 20 минут включения и 5 минут выключения. Но вы также можете поэкспериментировать с более длинными интервалами, чтобы увидеть, что лучше всего подходит вам лично.

Кроме того, вы можете использовать приложение журнала или календаря, чтобы распределить свои задачипо времени. Эта практика включает в себя выбор времени в течение дня, когда вы будете выполнять определенные задания, чтобы помочь вам ограничить количество часов, которые вы тратите на зря, например, на электронную почту.

Также неплохо отслеживать и анализировать свое рабочее время. Используя календарную аналитику, вы можете получить бесценную информацию о задачах, которые занимают большую часть ваших ресурсов.

Кроме того, программное обеспечение для отслеживания позволяет удаленным руководителям групп видеть, как их коллеги используют свое рабочее время, что позволяет им назначать задачи более разумными и реалистичными способами.

Позаботьтесь о физическом благополучии

Наконец, не забывайте, что физическое здоровье влияет на продуктивностьтак же сильно, как и технические приемы или приемы повышения производительности. Питание, упражнения, сон и психическое благополучие могут способствовать более быстрому и эффективному выполнению задач.

Поэтому убедитесь, что вы и члены вашей команды придерживаетесь здоровых привычек в своей работе. Выделите время в течение дня для движения, например, для прогулки после обеда. Или примите участие в здоровом соревновании, чтобы увидеть, кто может делать больше всего отжиманий, приседаний или отслеживать больше шагов в течение недели.

И, конечно же, если вы являетесь владельцем бизнеса, чья команда работает удаленно, убедитесь, что существуют протоколы, чтобы каждый получил нужные преимущества. Инвестиции в здоровье удаленной команды могут показаться ненужными расходами, но знайте, что поддержание их здоровья и удовлетворенности своей работойавтоматически повышает производительность.

Найдите то, что работает для вас

Каждая команда уникальна, и внутри нее у каждого человека есть свои личные предпочтения. Естественно, для повышения эффективности потребуются индивидуальные решения.

Существует множество советов по повышению производительности. Итак, если ваша цель — повысить производительность или помочь удаленной команде сделать то же самое, обязательно проведите исследование. Экспериментируйте, пока не найдете идеальное решение.

Помните, что у фрилансера уже есть огромное преимущество — вы можете выбирать, когда и где работать. Итак, подумайте, как вы можете улучшить свои привычки с помощью проверенных приемов и пользоваться преимуществами распорядка, который позволяет вам делать больше за меньшее время.

Источник