Содержание статьи
Ключ 1 — Команда
Соберите минимальную команду, состоящую из представителей каждого отдела. На этапе анализа присмотритесь, как коллеги общаются с вами, и предложите им поучаствовать в создании новой коммуникации.
Я собрал рабочую группу, в которую попросил войти коллег, желающих изменить ситуацию, и сотрудников, которые являлись участниками конфликтов. Главное, чтобы первых было больше, чем вторых. Во время обсуждения проблемных ситуаций мы смогли комплексно подойти к решению сложных вопросов, продвинуться вперед и иметь всегда обратную связь. А еще я понимал, что если «горячие головы» примут нововведения, то убедить остальных будет гораздо легче.
Ключ 2 — Дорожная карта
Одним из главных достижений станет создание «дорожной карты», отражающей пути прохождения проекта через компанию. Как в колл-центре оператор всегда знает, что ответить, так и любой сотрудник, посмотрев в карту, поймет, на каком этапе он находится, и выберет путь, по которому идти дальше.
Набросок карты уже зашит в CJM. Попросите команду взглянуть на нее, и она добавит много полезного. Вы удивитесь, сколько открытий о работе друг друга совершат коллеги из разных отделов. И обязательно все вместе проработайте идеи для улучшения.
В моем случае удалось совместить понятийный аппарат каждого в компании. Люди вне зависимости от того, проработали они месяц или несколько лет, стали знать, где они и куда можно двигаться дальше.
Ключ 3 — Чек-листы
Как часто, получая задачу, приходится перечитывать бриф? А во время работы выясняется, что одно не вяжется с другим и важных данных просто нет?
Создайте чек-лист — список требований для передачи информации от одного этапа проекта другому. Его формирует сам исполнитель конкретного этапа. Если вы собрали правильную команду, в ней есть уже все нужные герои, которые все создадут сами. Вам останется только отмодерировать их взаимодействие.
Менеджеры моей компании избавились от напряжения и траты времени на сбор данных, а исполнители волшебным образом стали иметь для работы то, что они сами обозначили во время создания системы.
Ключ 4 — Структура проектов и система наименования
Знакомая ситуация? А что будет внутри файла? А в большом проекте со множеством файлов? При этом сотрудник склонен иногда отдыхать, отпрашиваться и, к сожалению, болеть, что не идет на пользу бизнесу, который не готов ждать. На разбор беспорядка уходит драгоценное время, на разбор в чужом проекте тратится времени не меньше, поэтому нужна лаконичная единообразная структура для наименования и ведения проектов разного типа. И неважно, локальные это файлы или облачные с многопользовательским режимом.
Созданные нами несколько лет назад правила позволили на лету подхватывать проекты друг друга и значительно уменьшили количество ошибок. Предела совершенству нет, и за это время накопился объем обратной связи, которую мы учли в обновленной структуре.
Ключ 5 — Проектная система
Ваши коллеги будут счастливы, если уменьшится объем рутины, связанной с ведением проекта, появится лог всех действий, будет библиотека с исходниками, эскизами, чертежами и т.д. Добавьте к этому доступ к данным вне офиса, да еще через мобильник — и вы станете героем. Но для этого нужна автоматизированная система ведения. Можно выбрать одну из существующих на рынке, соответствующую вашей структуре проектов, либо создать свою — это небыстро и недешево, но результат при правильном подходе стоит того.
На заре создания студии мы перепробовали ряд сторонних систем управления проектами, большинство оказались заточенными скорее под команды разработчиков, имея потенциал для длительной разработки нескольких продуктов со средним числом задач. В агентстве же разрабатывается множество продуктов, объединенных в проекты по ряду признаков, таких проектов много и они скоротечны.
Поэтому мы решили создать свою систему управления. Подробнее о ней можно почитать на моем сайте.
Ключи 6, 7 и 8 — Найм новых сотрудников, онбординг и обучение
Вместе с HR рассмотрите свой подход к найму и вводу в команду новобранцев, вероятно будет масса аспектов для улучшения. При наличии нового сотрудника привлеките его к обсуждению, задайте вопросы о том, какой он видит компанию, что понимает и знает о процессе и где возникают сложности. Обсудите с бизнесом возможности для обучения ключевых игроков и обмена опытом в команде. Это позволит:
- Усилить команду и выделить лидеров, которые включатся в процесс развития.
- Глубже «погрузиться в клиентов» или понять запросы потребителей.
- Увеличить скорость работы и уменьшить количество ошибок.
Внедрение этих ключей — первое, что нам удалось реализовать на практике. Мы кардинально изменили подход к найму новых сотрудников, создали программу по их онбордингу, подготовили план роста внутри команды и ввели семинары по обмену опытом.
Загрузка...
