А часики-то тикают…

Тайм-менеджмент для дизайнера

Давайте определим, что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен. Обычно под этим подразумевается управление и организация времени с целью найти свободную минутку. Но, как бы мы не старались, у всех и каждого из нас есть только 24 часа. Каждый день мы занимаемся тем, что пытаемся запихнуть в них максимальное количество задач, дел, поработать, отдохнуть, поспать, поесть и т.д. Проблема обычно в том, что ожидаемое количество дел редко совпадает с реальным, поэтому мы испытываем дискомфорт.

О чем стоит подумать перед тем, как заняться тайм-менеджментом?

Подумать стоит о базовых потребностях человека. У каждого из нас есть три базовые потребности, которые определяют то, как мы будем контактировать со внешним миром — построение безопасности, привязанность и манипуляция. Приведу пример: когда мы приходим на работу, первым делом пытаемся удовлетворить свою безопасность — удобное рабочее место, отсутствие лишнего шума. Далее мы пытаемся построить доверительные отношения в коллективе. Только после этого мы можем комфортно работать с людьми, делегировать им задачи, просить о чем-то и вести типичную рабочую коммуникацию. Если этот цикл будет как-то нарушен — шум на работе, отсутствие возможности поговорить с коллегами — мы будем ощущать дискомфорт и в таких условиях говорить о тайм-менеджменте рано. Также стоит подумать об индуктивном и дедуктивном методах. Проще говоря — от общего к частному и от частного к общему. Это то, чем вы будете заниматься при организации своего времени в основном. Для этого нужно определить главные жизненные цели, стратегические цели на 5 лет, год, месяц, неделю и день. Когда вы пытаетесь организовать собственное время, вам нужно будет постоянно перемещаться от плана на час, до плана на день, от плана на месяц до плана на год и в обратном порядке. Для каждого масштаба я выработала механизмы управления.

24 часа

План по организации собственного времени следует начинать с 24 часов. Для этого я использую Notion и стандартное приложение «Календарь» на айфоне. Я не являюсь поклонником организации каждой минуты, поэтому предпочитаю каждый день с утра корректировать свои рабочие планы по мере необходимости и менять приоритетность задач в зависимости от реального хода дел. Для определения реального приоритета следует понимать принцип работы Матрицы Эйзенхауэра. Планирование планированием, но если к вам прибегает менеджер с горящей задачей, в любом случае вы будете делать горящую задачу. Это данность, которую нужно принимать и понимать. Матрица Эйзенхауэра позволяет распознать насколько у менеджера реально горящая задача, если нет явных признаков огня или дыма. На самом деле, сама матрица никак не решает проблему вашего планирования, она лишь дает ответ на вопрос приоритетности. Принцип работы простой: любая задача может быть важной и срочной, важной и несрочной, неважной и срочной и неважной и несрочной. Важную и срочную задачу делайте сразу и в агонии (этого режима работы следует избегать). Важная и несрочная задача — это максимально комфортный режим работы. Неважная и срочная задача — делегируем. Неважная и несрочная задача — убиваем, так как никогда не сделаем.

Не забывайте о том, что тайм-менеджмент не должен вас ограничивать, а должен упрощать жизнь. Также рекомендую пользоваться Pomadoro или обычным таймером для того, чтобы лучше понимать сколько времени у вас уходит на однотипные задачи.

7 дней

Свою рабочую неделю я также организую в Notion, но это можно делать в любом удобном для вас приложении, даже в блокноте. Суть в том, чтобы набросать примерный план действий. Таким образом в течении рабочей недели вам будет ещё проще отсеять важные задачи от неважных, а срочные от несрочных.

Месяц

Для организации своего рабочего месяца я использую канбан-доску. Расскажу немного предыстории. Существует система организации производства и снабжения канбан, которая позволяет реализовать принцип работы «точно в срок». Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». Система канбан была разработана и впервые в мире реализована фирмой «Toyota». В 1959 году эта фирма начала эксперименты с системой канбан и в 1962 году запустила процесс перевода всего производства на этот принцип. При данном подходе весь процесс разработки прозрачен для всех членов команды. Задачи по мере поступления заносятся в отдельный список, откуда каждый разработчик может извлечь требуемую задачу.

Как это реализовать? Я создала для себя две канбан-доски. Одна отвечает за мои рабочие проекты, другая за мой фриланс. Таким образом я могу быстро отследить какой статус у какого проекта, когда стоит написать менеджеру и когда стоит напрячься. В моем случае вся система строиться от канбан-доски, так как от неё исходит план задач на день и неделю.

В качестве инструментов я рекомендую использовать Trello или Notion, но по сути реализовать эту доску можно каким вам удобно способом. Возможно вам будет удобнее работать с магнитной доской и липкими листочками или вести личный дневник, записывая свои задачи.

Перспектива нескольких лет

Планирование вашего дня и месяца всегда основывается на планирование вашего года. В конце года я подвожу итоги прошедшего года — просматриваю свои канбан-доски, планы на неделю, дневники и делаю выводы насчет того, был ли этот год продуктивным и составляю список целей на следующий год. Иметь планы на 5 лет тоже хорошая идея, так как это позволит вам лучше понимать, двигаетесь ли вы в правильном направлении и где стоит сейчас поднажать.

И зачем это все?

Мы не можем впихнуть в отведенное нам время больше дел, отдыха, встреч, досуга и всего, чем бы нам так хотелось заниматься. Все что в наших силах — это организовать то время, которое у нас есть, чтобы заниматься тем, чем хотелось бы.

Facebook
Instagram
Linkedin

А часики-то тикают… was originally published in Дизайн-кабак on Medium, where people are continuing the conversation by highlighting and responding to this story.