11 советов по соблюдению сроков дедлайна

Один из лучших способов сделать клиентов счастливыми — это всегда соблюдать сроки. Конечно, качество вашей работы так же влияет на то, как клиенты относятся к сотрудничеству с вами. Но если вы профессионал, никогда не пропускающий крайний срок, вы будете фрилансером, которому не нужно беспокоиться о потере клиентов.

Это связано с тем, что одна из самых напряженных, неизвестных частей работы с фрилансером заключается в том, что клиенты не могут контролировать срок сдачи работы.

К тому же, это не похоже на работу с сотрудником агентства, когда можно не переживать о сроках. Таким образом, если вы можете придерживаться дедлайна, убрать этот стресс и волнение из динамики сотрудничества «фрилансер-клиент», вы можете построить длительные рабочие отношения.

Вот несколько советов и тактик, которые вы можете использовать, чтобы убедиться в своевременном выполнении всех задач, соблюдение крайних сроков, а также для того, чтобы сделать своих клиентов счастливыми и готовыми к продолжению работы с вами.

1. Создайте график с датами выполнения вместо сроков выполнения

Одна из самых больших ошибок фрилансера, которая приводит к несоблюдению крайних сроков — это планирование дату выполнения работы в один день с крайним сроком. Дата выполнения — это дата, на которую вы назначаете себе время для завершения задачи или проекта.

Эта дата никогда не должна быть в тот же день, когда проект должен быть передан клиенту.

На самом деле, дата выполнения не должна быть запланирована даже за день или два до крайнего срока. Всегда планируйте свои даты выполнения за неделю или еще раньше, чтобы иметь дополнительное время и возможность закончить свою работу  в срок, если вдруг возникнут непредвиденные проблемы.

2. Четко понимайте, сколько времени занимает каждый проект

Если вы не хотите пропустить когда-либо дедлайн, будьте максимально точны с прогнозом времени, которое потребуется вам для завершения проекта или задачи. Когда вы начинаете заниматься фрилансом, изначально вам будет трудно оценить требуемое время для завершения работы, поскольку у вас еще не так много опыта для подобного планирования.

Итак, когда вы решили работать удаленно, начните собирать необходимую информацию прямо сейчас.

Отслеживание времени на выполнение тех или иных задач с помощью приложения, поможет вам понять, сколько времени требуется для выполнения каждого этапа работы, следовательно, вы сможете в будущем более точно определять временной период в течение которого, задача будет завершена. И не забывайте про дополнительное время на случай непредвиденных обстоятельств.

3. Создайте обратную «дорожную карту» проекта

Для крупных проектов, выполнение которых занимает более одного дня, создайте календарь с графиком дат выполнения. Работайте задом наперед, чтобы наладить эти основные этапы.

• Перечислите все задачи, необходимые выполнить по проекту, а также время, которое потребуется для выполнения каждой из них.
• Посмотрите на срок сдачи проекта и установите свою окончательную дату выполнения на одну неделю раньше срока.
• Обработайте в обратном направлении все другие задачи проекта, вернувшись к первой задаче, которую вам нужно выполнить.

Этот процесс даст вам точную дату начала и ряд этапов, необходимых для соблюдения сроков.

4. Включите пустые места в свой календарь

Когда вы планируете проекты, не ищите свободные места в календаре и заполняйте каждую минуту каждого дня. Оставьте пустые временные периоды в вашем календаре для пересмотра уже выполненной работы и передышки. Самый быстрый способ сгореть (и не уложиться в сроки) — решить, что вы можете впихнуть в каждый рабочий день восемь или более часов работы над проектом клиента.

5. Установите ожидания относительно срока сдачи для клиента

Даже если вы никогда не пропустите крайний срок, ваши клиенты могут. И когда они это сделают, это может повлиять на вашу способность выполнить своевременно свои задачи. Поэтому, если клиенты участвуют в вашем проекте, и вы полагаетесь на то, что они предоставят определенные материалы или одобрение для выполнения некоторых задач, установите четкие ожидания от клиента на ранней стадии.

• Назначьте сроки для клиентов, чтобы предоставить то, что вам нужно.
• Добавьте дополнительное время в виде нескольких дней для получения материалов от них.
• Изложите последствия для клиента, если он не в состоянии предоставить необходимые материалы. Это может варьироваться от дополнительных затрат по проекту до отсрочки изначальной даты дедлайна. Создайте очень сильный пример последствий, чтобы он мотивировал клиента на соблюдение сроков.

6. Установите ожидания относительно срока сдачи для партнеров по проекту

Если вы работаете с другими исполнителями или фрилансерами, установите с ними также ожидания и стандарты относительно срока сдачи. Определите четкие последствия для того, что произойдет, если партнер не сможет сдать выполненную работу и как это повлияет на вашу способность соблюдать сроки. Кроме того, добавьте к их времени сдачи дополнительные дни и всегда имейте наготове запасной план.

7. Согласуйте график с клиентами

Гораздо проще придерживаться расписания и никогда не пропускать дедлайны – работать с клиентами по последовательному графику, а не по случайному плану для каждого проекта.

Когда есть возможность, попросите клиентов подписать повторяющийся, предварительно запланированный или фиксированный план, чтобы вы могли установить даты, работать заблаговременно и не беспокоиться о напряжении в последние минуты перед сдачей.

Например, если вы внештатный автор с клиентом, который время от времени обращается по поводу написания поста в блог, предложите ему придерживаться согласованного графика. Рассмотрите также возможность предоставления скидок на заранее запланированные проекты, чтобы привлечь клиентов.

8. Взымайте большую стоимость в случае срочных проектов

Так же, как вы можете предлагать скидки для запланированных или повторяющихся проектов, вы можете брать больше за одноразовые или срочные проекты. Это может помочь вам сбалансировать ваш график, ограничив число срочных проектов, которые вам нужно включить в свои списки задач. Либо клиенты могут заплатить больше (что дает вам стимул работать больше), либо ждать, пока у вас появится свободное время, чтобы заняться их проектом.

9. Периодически сохраняйте проделанную работу

Ужас фрилансера — решить, что вы закончили с проектом, а затем понять, что вам не удалось правильно сохранить или архивировать всю проделанную работу, и все пропало.

Хотя регулярное сохранение вашей работы может показаться очевидным, многие фрилансеры оказываются в ситуациях, когда они теряли уже выполненные задачи, что вызывало сильную головную боль и задержку во времени сдачи работу.

Поэтому постоянно сохраняйте свою работу, используйте облачные резервные копии (на случай, если что-то случится с вашим компьютером) и используйте платформы, которые автоматически сохраняют, чтобы убедиться, что вы никогда не потеряете свою работу

10. Проверяйте и планируйте заранее

Вы можете уложиться в сроки, только если знаете, когда они. Завершайте каждую неделю, проверив предстоящую, расставив приоритеты для своих задач и убедившись, что у вас есть все, что нужно для выполнения всей работы на неделю. И в конце каждого дня проверяйте следующий и составляйте список дел, чтобы вы могли начать день с четкого плана того, как провести свое рабочее время.

11. Установите последствия для себя, если вы пропустите крайний срок

Наконец, если вы никогда не хотите пропустить дедлайн, вы должны взять на себя ответственность. Как фрилансер, у вас нет босса. Хотя клиенты похожи на начальников в том смысле, что вы хотите сделать их счастливыми и предоставить отлично выполненную работу, они не могут привлечь вас к ответственности так, как это может сделать босс. Вы должны взять на себя обязательство всегда соблюдать сроки.

Чтобы суметь выполнить данное обещание самому себе, установите последствия в случае пропущенного срока.

Это может быть дополнительный час работы в день или скидка клиенту за отсроченную сдачу проекта. Что бы это ни было, сделайте последствие чем-то, что помешает вам не планировать, отложить работу и пропустить деэдлайн.

Если вы воспользуетесь советами в этом посте, вы всегда сможете уложиться в сроки и получить список счастливых клиентов, которые будут обращаться к вам как к своему любимому, самому надежному внештатному исполнителю.

Всем успешной работы и творчества!

Источник