Путь к успеху веб-проекта / Полезное / Сайты и биржи фриланса. Обзоры фриланс бирж. Новости. Советы. Фриланс для начинающих. FREELANCE.TODAY

Как определить успех проекта, если вы никогда не управляли им самостоятельно? Простой ответ заключается в том, чтобы создать для себя «дорожную карту», в которой будут указаны параметры, ограничения и пропускная способность, необходимые для выполнения поставленной задачи.

И если вдуматься, то почти все, что вы намереваетесь сделать в жизни — это проект. Если у него есть начало и конец, вы контролируете решения, которые принимаете между ними.

Например, подумайте о том, как вы совершаете покупки в магазине или планируете устроить вечеринку-сюрприз для любимого человека. А как насчет новой кафельной плитки в ванной или создания веб-сайта? В конечном счете, все эти задачи имеют схожие характеристики планирования проекта. И поскольку вы уже делаете это ежедневно, то, по сути, являетесь менеджером проекта.

Однако, прежде чем мы сможем принять идею успешного управления проектами, мы должны понять, что на самом деле означает «успех проекта» и причины, по которым они обычно терпят неудачу.

Что такое «успех проекта»?

Большинство экспертов сходятся во мнении, что успешный проект по разработке веб-сайта — это тот, который завершен в срок, выполнен в рамках бюджета, с результатом, отвечающим согласованным бизнес-требованиям. Но эта формулировка определяет успех только с точки зрения клиента.

Вряд ли администратор веб-сайта добьется успеха, если для достижения вышеуказанного он будет работать долгие часы по ночам и выходным, получая в итоге лишь часть прибыли, которую он ожидал получить. Таким образом, чтобы учесть точку зрения поставщика, определение успешного проекта в данном контексте выглядит следующим образом.

Успешный проект — это тот, который завершен в срок, в рамках бюджета и имеет конечный результат, соответствующий согласованным бизнес-требованиям, без ущерба для прибыли.

Хорошая новость в том, что, применяя проверенные методы управления проектами, каждый может последовательно добиваться успеха.

Основная терминология управления проектами

В то время как большая часть терминологии управления проектами проста и не требует пояснений, следующие термины требуют дальнейшего пояснения, поскольку мы рассматриваем связанные с ними процессы.

• Конечный результат – материальный рабочий продукт, доставленный в срок и в состоянии, согласованном заинтересованными сторонами. Конечным продуктом может быть физический продукт, файл или программное обеспечение, и это не обязательно означает, что вы должны «доставить» его клиенту.
• Управление изменениями – процесс, предназначенный для выявления, оценки и управления запросами на изменение ресурсов проекта, сроков, затрат и/или утвержденных результатов. Основная цель управления изменениями — контролировать расползание границ проекта.
• Сфера охвата – границы проекта, включая то, что будет завершено и кем, а также то, что не включено в проект.
• Расползание границ проекта – как масштаб проекта без какой-либо формы контроля может изменяться с течением времени, увеличиваясь в размерах по сравнению с исходными параметрами или границами.
• Управление рисками – процесс, используемый для планирования и минимизации рисков, которые могут сорвать проект.

Что такое тройное ограничение?

Тройное ограничение — это три компонента любого проекта— время, объем и стоимость, которыми вы должны управлять для достижения качественного конечного продукта (или успеха проекта).

Чтобы лучше понять определение, визуализируйте треугольник — со временем, масштабом и стоимостью по углам и качеством в центре. Обозначайте точки треугольника как «тройное ограничение», потому что изменение одного компонента почти всегда оказывает влияние на один или несколько из двух других.

Вкратце, управление проектами использует методы, которые помогут вам эффективно контролировать затраты, время и объем работ, чтобы в конечном итоге получить качественный продукт.

Роль руководителя проекта в данном случае проста — это делается для того, чтобы контролировать тройное ограничение.

Почему проекты терпят неудачу

Проекты терпят неудачу из-за неэффективного управления тройным ограничением. В большинстве случаев это можно объяснить одним или несколькими из следующих факторов:

• Нереалистичные/неверные ожидания клиента
• Неточная/неадекватная оценка или вам не платят за все, что вы делаете
• Плохое определение бизнес-требований
• Расползание границ проекта
• Задержки в работе клиентов
• Отсутствие плана снижения рисков

Когда дело доходит до успеха проекта, вы должны помнить об этих моментах, начиная строить свою стратегию.

У каждого веб-проекта есть команда

Некоторые поставщики веб-сайтов полагают, что управление проектами применимо только в том случае, если у вас есть команда. Это происходит потому, что они не считают клиента членом команды — и это ошибка.

Большинство клиентов ожидают, что состоится встреча, на которой они предоставят вам инструкции, чтобы вы могли сделать для них работу. По сути, они видят в вас «сотрудника» и не понимают необходимого уровня вовлеченности и сотрудничества.

Поэтому, чтобы стремиться к успеху проекта, вы должны сказать им об этом. Вы несете ответственность за то, чтобы на самом раннем этапе жизненного цикла проекта установить, что:

Вы и ваш клиент — коллеги, работающие вместе над решением бизнес-проблемы.

Один из способов помочь вашему клиенту понять командный подход — это перечислить все выполняемые роли в типичном проекте. Укажите роль вашего клиента и покажите, как вы (и ваша команда, если она у вас есть) будете выполнять все остальное.

Примеры ролей в проекте, о которых стоит упомянуть клиентам

Приведенный ниже список включает типичные роли в проекте, о которых вы, возможно, даже не подозреваете:

• Спонсор проекта
• Менеджер проекта
• Бизнес-аналитик
• Менеджер
• Разработчик контента
• Веб-дизайнер
• Веб-разработчик
• SEO-аналитик
• Тестировщик

Поделиться данным списком со своим клиентом — хороший способ зарекомендовать себя как коллегу и сформировать у клиента надлежащие ожидания относительно того, что связано с проектом разработки веб-сайта.

Ниже приведены шесть принципов, которые были разработаны в конце 1980-х годов в период расцвета разработки программного обеспечения путем изучения сотен как успешных, так и провальных проектов.

За последние 30 лет методологии технической разработки появлялись и исчезали. Но было доказано, что при последовательном применении эти принципы почти всегда гарантируют успех.

Поскольку изначально они были разработаны для программного обеспечения, мы немного изменили их, чтобы они более уместно применялись к веб-дизайну и разработке.

1. Подробно определите задание, ориентируясь в первую очередь на содержание

Точно определите, какая работа должна быть выполнена и какие ощутимые результаты должны быть достигнуты. Четко оцените нетехническую среду и ожидания клиентов, затем изложите все аспекты в письменном виде. Структурируйте все действия и задачи, связанные с процессом сбора контента веб-сайта.

2. Привлеките нужных людей и ресурсы

Привлекайте всю проектную команду, включая клиента, с начальных этапов планирования на протяжении всего срока реализации проекта.  Убедитесь, что каждый член команды участвует в определении своих собственных целей. Подберите подходящий хостинг, темы, плагины и другие ресурсы, необходимые для удовлетворения бизнес-требований.

3. Как можно чаще оценивайте время и затраты

Разработайте подробную оценку каждой фазы, итерации или выпуска проекта, прежде чем предпринимать какие-либо усилия. Оценивайте компоненты задания по отдельности для повышения точности. Не оценивайте то, чего вы не знаете. Переоцените проект на заранее определенных этапах и при выполнении любого запроса на изменение.

4. Разбейте работу на части

Разбейте задание (любое задание) на возможно меньшие компоненты и кратчайшие сроки. Убедитесь, что каждое действие (группа задач) приводит к ощутимым результатам.

5. Установите процедуру внесения изменений

Признайте, что изменения являются неотъемлемой частью всех проектов. Проинформируйте клиента об этом. Установите официальную процедуру рассмотрения изменений и убедитесь, что все стороны заранее согласны с этой процедурой.

6. Согласуйте критерии приемлемости

Заранее определите, что будет представлять собой приемлемый результат.  Получайте письменные подтверждения результатов на протяжении всего проекта, чтобы принятие выполненной работы было постепенным процессом, а не разовым событием в конце.

Основные процессы для управления масштабом проекта

Управлять объемом означает убедиться, что все требования раскрыты до начала разработки, а затем неукоснительно придерживаться согласованной области в ходе проекта или инициировать процесс изменений.

Расползание границ проекта обычно происходит постепенно и в результате позитивных намерений, таких как «перевыполнение» или просто в порыве быть хорошим человеком, «добавив это» и не взимая плату. Независимо от причины, выполнение работы, которая не была запланирована и за которую вам заплатят дополнительно, никогда не является хорошей идеей.

Следующие процессы могут помочь в контроле объема проекта на начальном этапе и на протяжении всего проекта.

Двухэтапный процесс подачи предложения и платного исследования

Одна из наиболее распространенных причин, по которой проекты терпят неудачу, связана с плохо определенными требованиями.  Это часто случается подобным образом:

• Исполнитель проводит одно-двухчасовую встречу с клиентом, на которой обсуждаются требования проекта.
• Эта информация включается в предложение вместе с точной оценкой, которая затем принимается.
• Исполнитель может провести еще одну ознакомительную встречу с клиентом или сразу же приступить к разработке.
• Исполнитель представляет клиенту первый результат только для того, чтобы обнаружить, что существует еще много требований, которые не были выявлены на первоначальных встречах.
• Исполнитель пытается выяснить, как скорректировать смету и сроки, когда они уже согласованы.

Некоторые исполнители решают эту проблему, «продавая» исследовательский проект отдельно от проекта разработки, что, хотя и эффективно, иногда может быть трудно продать.

Подготовка успешных встреч по «глубокому исследованию» для клиентов

Лучший и самый простой способ обойти эту проблему и удержать клиента в рамках контракта — позиционировать «Фазу 1» как обсуждение «глубокого исследования». Вот как это обычно выглядит:

• Организация разговора: Исполнитель проводит одно-двухчасовую встречу с клиентом, на которой обсуждаются проект и бизнес-требования.
• Предоставление информации: Эта информация включена в первоначальное предложение с использованием оценки диапазона по времени и стоимости с оговоркой, что более точная оценка будет предоставлена после завершения исследования (фаза 1). Предложение принимается клиентом, который вносит аванс, покрывающий только 1-ю фазу.
• Последующие действия: Затем исполнитель проводит столько совещаний по исследованию, сколько необходимо для полного определения спецификации веб-сайта. Добавляются любые новые требования, не учтенные в первоначальном предложении, и составляется новая смета.
• Варианты рассмотрения: Если новая оценка находится в пределах диапазона первоначальной согласованной оценки, контракт остается в силе, и проект переходит ко второй фазе. Если новая оценка превышает первоначальный диапазон, клиенту предоставляется возможность отменить ее.

Преимущества вышеуказанного процесса заключаются в том, что после начала проекта происходит меньше изменений (и расширяется объем), и, если клиент решает отменить проект (что случается редко), исполнитель получает полную компенсацию за выполненную работу.

Однако, независимо от подхода, до составления окончательной оценки и до начала каких-либо разработок должно быть проведено углубленное исследование.

Процесс определения требований

Хороший процесс определения требований идет рука об руку с процессом подготовки предложения. Представьте свое предложение после того, как все требования будут полностью определены с точными оценками, как описано ранее.

Наиболее эффективный процесс определения требований к веб-сайту в значительной степени основан на принципе №4 — разбивке работы по частям. Если процесс разбит на следующие (или аналогичные) конечные результаты — каждый из которых основывается на предыдущем и каждый одобрен клиентом, — вы можете ожидать меньшего количества пропущенных требований и запросов на изменения.

Визуальная карта сайта

Покажите страницы веб-сайта в иерархическом порядке, как они будут отображаться на. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что у вас есть нужные страницы в «нужном» (наиболее интуитивно понятном) месте.

Макеты страниц/каркасы

Используйте визуальную карту сайта в качестве ориентира, покажите макет каждой страницы или тип поста, используя низкокачественные (в основном черно-белые) заполнители. Цель состоит в том, чтобы определить «место» для каждого куска контента. Обычно они не имеют цвета, потому что, как только вы добавляете дизайн, клиент редко сосредотачивается на чем-то другом.

Спецификация контента

Используя макеты страниц и любой существующий контент в качестве основы, определите, какой объем контента должен быть создан, собран и организован, включая текст, видео, аудио, изображения и любые другие необходимые данные.

Функциональные/технические требования

Бизнес-требования были согласованы с предложением — «что» должен делать сайт. Функциональные и технические требования содержат подробную информацию о том, как веб-сайт будет соответствовать этим бизнес-требованиям. Записывая их в настоящем времени, вы сможете позже перенести их в планы тестирования.

Стиль и брендинг

После того, как все остальные требования будут определены, у вас будет гораздо лучшее представление о том, как следует применять элементы стиля и брендинга. Обычно вы можете сделать это, обновив макеты с помощью логотипа компании, цветовой схемы и выбранных шрифтов.

Процедура контроля изменений

Изменения неизбежны в каждом проекте. Независимо от того, забыл ли клиент вам что-то сказать, вы забыли спросить или произойдет что-то неожиданное, изменения будут. Поэтому разумно принять изменения, разработать метод управления ими, заранее проинформировать об этом клиента и выполнить их без исключения.

Процесс управления приемом

Хороший процесс управления приемом четко определяет, что означает «сделано» для проекта в целом и для каждого отдельного результата. Согласованные критерии затем служат контрольным списком для утверждения и предотвращают внесение дополнений в последнюю минуту, потому что «мы думали, что бриф включает это».

Основные процессы управления стоимостью проекта

Управление затратами включает в себя три вещи:

1. Правильная оценка первоначальной стоимости

2. Обеспечение того, чтобы общие затраты по проекту не превышали согласованный бюджет

3. Получение оплаты за всю выполняемую вами работу

Следующие процессы могут помочь со всеми тремя.

Защищенный процесс оценки

Что, если ваш клиент спросит, как вы получили оценку, которую только что представили? Вам было бы неловко объяснять? Конечно, все мы время от времени используем «предположения» — особенно когда, возможно, никогда раньше не выполняли требуемые задачи.

Однако, по большей части, процесс оценки, использующий повторяемую математическую формулу, обеспечит наилучшую оценку.

Методы оценки должны быть работоспособными, логичными, последовательно применяемыми и самосовершенствующимися.

Разбивая задание на уровни задач, предоставляя почасовую оценку для каждой задачи, а затем умножая ее на почасовую ставку, вы можете быть уверены, что ваша оценка будет настолько точна, насколько это возможно.

Правда в том, что единственный способ стать лучше в оценке — делать это каждый раз одним и тем же способом. Внимательно изучите и сравните каждый из проектов по завершении, чтобы улучшить будущие оценки.

Что бы вы ни делали, избегайте преждевременной точности. Не предоставляйте оценку до тех пор, пока вы не будете знать, что вы оцениваете и по каким критериям.

Управление изменениями

Хорошо продуманный и последовательно применяемый процесс управления изменениями, использующий бюджет изменений, имеет важное значение для контроля затрат.

Определение бюджета изменений в самом начале проекта играет важную роль, и вы должны использовать это «ведро невидимых денег» только в том случае, если есть утвержденные изменения. Во время запроса на изменение клиент решает, одобрить ли изменение и перевести деньги из бюджета изменений в бюджет проекта. Это сокращает количество необоснованных запросов на внесение изменений и гарантирует своевременность ваших платежей за всю выполняемую вами работу.

Подход к разработке, ориентированный на контент

Важно, чтобы клиенты своевременно предоставляли контент вашей команде, чтобы избежать серьезных задержек. Получение неполного контента — распространенная причина, по которой многие проекты отстают по дедлайну. Эффективный подход к разработке контента в первую очередь должен:

• Давать понять, что никакие работы по разработке не начинаются до завершения разработки контента
• Предоставлять клиентам стимулы и штрафы

Технический подход

Использование одного и того же хостинга, тем, плагинов и других технических ресурсов, где это возможно, в разных проектах, значительно сэкономит время как при планировании, так и при реализации проекта.

У большинства исполнителей имеется «стартовый сайт» или «стартовый набор» ресурсов, которые во многих случаях предоставляют оптовую лицензию по более низкой цене, чем если брать их по отдельности. При правильном внедрении это может сэкономить деньги и значительно увеличить вашу среднюю отдачу от инвестиций (ROI).

Основные процессы управления сроками реализации проекта

Случаются вещи, которые влияют на вашу способность сдать проект в первоначально предполагаемую дату сдачи. Это просто происходит. Убедитесь в наличии надлежащих процессов, чтобы предусмотренные и непредвиденные препятствия не мешали вашему проекту, и при необходимости скорректируйте график.

И самое важное здесь — убедиться, что клиент понимает, что временные рамки изменчивы и зависят от событий, происходящих в ходе проекта. Дайте понять, что у вас нет хрустального шара, а затем обозначьте следующие процессы.

Управление проблемами

Проблемы — это непредвиденные обстоятельства, которые оказывают влияние на стоимость проекта, сроки или ресурсы. Признавая вероятность возникновения проблем, хороший план управления включает в себя способ регистрации, отслеживания, эскалации и устранения проблем.

Управление рисками

Подобно управлению проблемами, риски включают в себя ожидаемые обстоятельства, которые могут повлиять на стоимость проекта, сроки или ресурсы, если они произойдут.

Выявление потенциального риска и разработка плана по его снижению в начале проекта предотвращают окончательное воздействие на сроки реализации проекта (и подтверждают, что вы настоящий профессионал).

Управление изменениями

Часто, когда клиент запрашивает несерьезное изменение, и вы запускаете процесс контроля изменений, он принимает решение не вносить их в итоге, что позволяет проекту выполняться по графику.

Если запрос на изменение влияет на утвержденные сроки, расширьте план проекта, чтобы учесть изменения, и придерживайтесь графика.

Управление приемом

Поскольку процесс управления приемом устанавливает сроки выполнения всех отзывов и утверждений, а также штрафы за несоблюдение согласованных сроков, это важная часть управления затратами по проекту.

Основные процессы управления клиентами

Наиболее важной частью управления клиентами является необходимое обучение, которое должно быть проведено в самом начале проекта, и оно включает в себя все процессы, в которых участвует клиент в ходе реализации проекта.

Там, где это применимо, отдельные процессы должны включать стимулы для соблюдения требований и наказания за несоблюдение.

Подход к разработке, ориентированный на контент

Как упоминалось ранее, наиболее распространенные задержки в проектах по разработке веб-сайтов вызваны несоблюдением клиентами согласованного графика, в основном связанного с предоставлением контента. Внедрение подхода, ориентированного на контент — лучший способ управлять таким поведением клиента. Это означает, что разработка не ведется до тех пор, пока вы сначала не получите готовый контент целиком.

Коммуникационный план

В этом плане, согласованном в начале проекта, должно быть указано, как будет осуществляться коммуникация между всеми членами проектной команды, включая клиента. Это ваша возможность установить границы и наладить процесс эскалации в случае возникновения проблем.

Процессы выполнения проекта

Стремитесь познакомить своих клиентов с процессами выполнения ваших проектов и обучить их им. Изложение их на контрактном языке имеет решающее значение для их понимания и соблюдения того, как ваша команда управляет проектом.

• Управление проблемами
• Управление рисками
• Управление изменениями
• Управление приемом

Как использовать управление проектами в качестве уникального ценностного предложения

Как только вы добьетесь успехов проектов на постоянной основе — это означает, что вы выполняете проекты в срок и в рамках бюджета, — у вас появится новое уникальное ценностное предложение.

Уникальное ценностное предложение — это то, что вы делаете, что отличает вас от конкурентов. Поскольку у большинства исполнителей нет единой методологии управления проектами, когда вы показываете клиенту, что осведомлены о подводных камнях, с которыми сталкивается большинство проектов, и что у вас есть процессы для их предотвращения, это становится вашим уникальным ценностным предложением.

Ключевые вопросы, которые нужно задать себе

Ответьте на следующие вопросы и включите ответы в свое предложение и контракт. Это сделает вас лучшим выбором в глазах потенциального заказчика, поможет вам закрыть продажу и подготовит вас к еще большему количеству успешных проектов в будущем.

• Как вы пришли к такой оценке?
• Как вы определяете и документируете требования к веб-сайту?
• Как вы управляете задачами с контентом? Что произойдет, если контент не будет готов, как планировалось?
• Как вы планируете изменения и управляете ими?
• Можете ли вы определить стоимость изменений?
• Откуда берутся деньги для оплаты изменений?
• Как вы справляетесь с пропущенными сроками?
• Что произойдет, если вы пропустите крайний срок?
• Что произойдет, если клиент пропустит крайний срок?
• Что произойдет, если случится стихийное бедствие или какое-то другое неизбежное событие, которое приведет к пропущенным срокам?
• Каковы критерии для утверждения проекта?
• Как вы обеспечите выполнение проекта в срок, в рамках бюджета и со всеми требуемыми функциями?
• Каково ваше уникальное ценностное предложение? Что делает вас лучшим поставщиком решений?

Подведем итоги

Успешный проект выполняется в установленные сроки, укладывается в бюджет и имеет конечный результат, соответствующий согласованным бизнес-требованиям (без ущерба для прибыли). Чтобы достичь этого, необходимо эффективно контролировать стоимость, время и масштаб проекта.

Даже если у вас нет команды разработчиков, вы и ваш клиент — это команда, и важно зарекомендовать себя как коллегу, работающего вместе с вашим клиентом над решением его бизнес-проблемы.

Принципами, повышающими вероятность успеха проекта, являются:

1. Подробно определите задание, ориентируясь на контент
2. Найдите нужных людей и снабдите их необходимыми ресурсами
3. Как можно чаще оценивайте время и затраты
4. Разбейте работу на части
5. Установите процедуру внесения изменений
6. Согласуйте критерии приема проекта

Обучение управлению проектами является ключом к успеху проекта. Важно, чтобы вы неизменно завершали проекты в срок, придерживались установленного бюджета и получали конечный результат, соответствующий согласованным с клиентом требованиям. Используйте это как свое уникальное ценностное предложение, чтобы выделиться среди конкурентов и выиграть больше заказов.

Всем успешной работы и творчества!

Источник