Как профессионально выставлять счет клиентам

Давайте посмотрим правде в глаза – в то время как получение денег может быть чем-то очень захватывающим, выставление счетов — это полный кошмар для фрилансера.

Однако истина внештатного бизнеса заключается в том, что для достижения успеха вам нужны не только профессиональные навыки, но и умение управлять выставлением счетов так, чтобы ваш бизнес протекал гладко и без проблем с финансовой стороны или разочарования со стороны клиента.

Мы говорим о профессионализме, но на самом деле все, что вам нужно — сделать все правильно. Выбор правильного программного обеспечения для выставления счетов, реализация четких политик и методов взимания гонорара, запрос подходящего способа оплаты, правильное управление записями счетов – это то, чем мы хотим поделиться с вами, чтобы помочь выставлять счета клиентам, как профессионал.

1. Использование надежных инструментов выставления счетов (или услуг)

Первое, что вам нужно сделать при подготовке фактур для ваших клиентов — это выбрать хорошее программное обеспечение для выставления счетов. На рынке существует множество программ для этой цели, которые помогут вам создать убедительные фактуры, так что вам, вероятно, не стоит беспокоиться о выборе правильного.

Лучше всего использовать онлайн-сервис выставления счетов, так как он поможет вам легко отслеживать ваших клиентов и суммы денег, которые вам должны. Некоторые из таких программ для выставления счетов являются платными, в то время как другие позволяют делать это абсолютно бесплатно. Независимо от того, какой сервис вы решите использовать, убедитесь, что он отвечает всем вашим потребностям, а также имеет необходимые функции. Вот пример наиболее популярных инструментов:

2. Придумайте свою политику…

Это нормально — желать, чтобы вам платили, когда вы сделали работу для клиента. Однако в реальном мире не все клиенты платят вовремя. Будучи фрилансером, вы столкнетесь с трудными заказчиками, которые платят половину суммы, а затем исчезают. Некоторые из ваших клиентов даже могут отказаться платить вам.

Чтобы свести к минимуму возникновение таких ситуаций, вам необходимо разработать политику в отношении платежей. Вы можете учитывать следующие факторы в своей стратегии выставления счетов:

• Какой способ оплаты вы будете использовать — наличные, банковский счет или электронные деньги?
• Сколько должен заплатить клиент в качестве первоначального взноса?
• Вы начнете работу без каких-либо авансов?
• Сколько дней вы будете ждать, прежде чем клиент заплатит?
• Собираетесь ли вы вводить штрафы за просрочку платежей?
• Когда клиент получит окончательную работу – до или после оплаты?

Имейте в виду, что эти правила не высечены на камне, а лишь служат руководством. Будут случаи, когда вам придется быть гибкими и вносить изменения в свою политику, чтобы удовлетворить потребности клиента.

3.… И придерживайтесь своей политики

Клиенты не любят сюрпризов. Объясните им свою политику, включая структуру ценообразования. Они также должны быть проинформированы, если будут внесены какие-либо изменения в политику.

Клиенты могут отказаться платить или могут быть склонны к несвоевременным платежам, если их удивит какая-либо информация в ваших счетах-фактурах.

Как фрилансер, вы должны развивать доверительные отношения со своими клиентами. Обеспечение кристальной ясности вашей политики не только сделает вас более достойным похвалы в глазах клиентов, но и потенциально даст вам больше работы.

4. Продумывайте свои цены

Вы слышали, что первое правило ценообразования — никогда не занижать цену. Это верно. Ваши цены должны соответствовать ценам ваших конкурентов. Не смейте предлагать более низкие цены, чтобы привлечь клиентов.

Причина в том, что если вы недооцениваете свои услуги, вы с большей вероятностью привлечете дешевых клиентов, которые предложат вам долгую и утомительную работу, а затем исчезнут, даже не заплатив ни копейки.

Кроме того, четко установите свой метод ценообразования. Определите, будете ли вы устанавливать свою цену на основе выполненной работы или за час, сообщите об этом клиенту, чтобы у него не было сомнений в том, как вы взимаете плату.

5. Включите в счета услуги и цену на них

Во всех ваших счетах-фактурах должны быть указаны оказанные услуги и взимаемая сумма. Это позволит клиентам легко понять, за что их просят заплатить.

Это также поможет вам и клиенту отслеживать то, что уже было оплачено, и сумму задолженности, таким образом поддерживая актуальный учет платежей и выполненных задач.

Кроме того, обратите внимание, что большинство фрилансеров предпочитают, чтобы их клиенты платили авансом перед началом проекта. Поэтому, при создании фактуры четко укажите, указана ли оплата за весь проект или за его часть.

6. Ваш установленный способ оплаты(ы)

Ваши клиенты должны получить информацию о том, какие платежные способы приемлемы.

Некоторым из ваших заказчиков может быть удобно платить наличными, в то время как другие готовы перечислить указанную сумму на банковский счет или электронный кошелек. Все нормально, пока вы выбираете метод, приемлемый для вас и ваших клиентов.

7. Когда будут произведены платежи?

Многие фрилансеры не получают вовремя оплату за выполненные проекты, поскольку они не информируют своих клиентов о сроках платежей. Убедитесь, что вы включили дату оплаты в каждый счет, который отправляете, чтобы уменьшить вероятность возникновения просроченных платежей.

Обратите внимание, что включение сроков оплаты в счет-фактуру полезно, даже если ваши клиенты всегда делают свои платежи вовремя, когда речь идет о вашей финансовой безопасности.

8. Укажите свои контактные данные

При составлении фактуры не забудьте указать ваше полное имя, адрес, номер телефона и электронную почту. Некоторые счета, которые вы отправляете, будут проходить через несколько человек, прежде чем будут оплачены. Намного легче, если человек, получающий счет, знает, от кого он.

Кроме того, может потребоваться разъяснение по нескольким пунктам, и включение вашей контактной информации облегчает контакт с вами.

Если вы не укажете свою контактную информацию в счете, это может привести к задержке оплаты. Клиентам также может понадобиться ваша контактная информация в рамках их политики ведения учета.

9. Номер фактуры

Как фрилансеру, вам придется иметь дело со многими клиентами, и в процессе работы вы будете рассылать множество счетов. Таким образом, вам нужно придумать способ мониторинга и организации ваших фактур.

Большая часть программного обеспечения для выставления счетов, включает в себя систему нумерации, которую вы можете использовать для отслеживания платежей.

Хорошая система нумерации позволяет отслеживать выплаты и просроченные платежи, а также клиентов, которые не оплатили работу. Это экономит ваше время и усилия при поиске нужной фактуры, и, в конечном итоге, избавляет от неловких ситуаций, когда вы можете повторно отправить счета клиентам, которые уже заплатили.

10. Ведение учета

Всегда помните, что резервное копирование — это спаситель всех деловых проблем. Это настолько важно, что если вы не сделаете этого и потеряете учет фактур, не будет никакой возможности отследить, каким клиентам были выставлены счета, а каким — нет.

Выработайте у себя привычку всегда делать резервную копию вашего учета фактур. Вы можете отскринить их, распечатать или загрузить в локальное хранилище вашего компьютера.

Кроме того, сохраняйте любое электронное письмо, связанные со счетом, потому что, когда что-нибудь случится, у вас всегда будет дополнительная ссылка, и вы будете благодарны себе за то, что сохранили их.

В заключение

Не все ваши клиенты будут отвечать на ваши счета вовремя. По мере приближения срока оплаты вежливо спрашивайте у клиентов, был ли сделан платеж.

Да, будьте вежливы при выполнении этих действий, поскольку, несмотря на то, что некоторые клиенты готовы платить, они могли просто забыть об этом.

Наконец, вы должны быть систематичны при решении вопросов выставления счетов, поднятых вашими клиентами. Своевременное реагирование на проблемы вашего клиента отражает ваш профессионализм и увеличивает вероятность того, что он даст вам больше проектов.

Всем успешной работы и творчества!

Источник