Как эффективно управлять электронной почтой / Жизнь / FREELANCE.TODAY

«Это сложно». Именно так лучше всего обозначить наши отношения с электронной почтой. Мы признаем, что без нее невозможно жить и работать, но мы возмущаемся этой постоянной необходимостью проверять ее — в среднем 74 раза в день.

К счастью, есть тактика и инструменты для управления почтовым потопом, и вам совершенно не нужно стремиться к достижению часто неуловимой (кто-то сказал бы смешной) цели Inbox Zero. Эти простые подходы варьируются от понимания психологических и человеческих аспектов, до использования приложений, которые могут определять приоритеты и ускорять работу, не жертвуя личным временем и здравомыслием.

В этом материале — все, что нужно знать об управлении электронной почтой.

Разберитесь в психологии

Наше отношение к электронной почте глубоко переплетается с нашими собственными особенностями психики. Понимание этого — первый шаг к тому, чтобы сделать электронную почту более управляемой и менее тревожащей.

Во-первых, поймите, что электронная почта вызывает прерывистую переменную. Наши мозги любят тянуть рычаг (то есть обновлять электронную почту) и знать, что вознаграждение (то есть количество сообщений) будет варьироваться. Не случайно, что наиболее вопиющий пример прерывистой награды — игровой автомат — также самый прибыльный.

Также срабатывает наше основное человеческое желание вернуть полученное положительное действие. Это означает, что совершенно незнакомые люди могут проникнуть в наш разум, используя принцип взаимности. Умные маркетологи регулярно используют эту тактику.

И, наконец, не забывайте о Ньютоне. Третий закон движения Ньютона гласит: «Для каждого действия существует равная и противоположная реакция». Если сказать иначе, чем больше вы отправляете, тем больше получаете.

Когда вы нажимаете «отправить», будьте точны

Повторите за мной: «Электронная почта не заменяет разговоры».

В следующий раз, когда вы напишете электронное письмо, избегайте задавать открытые вопросы и избавляйтесь от эффекта «бумеранга». В противном случае вы привлекаете в свой почтовый ящик еще больше писем. Будьте краткими в своем сообщении и укажите запрошенное действие заранее. Бывший финансовый руководитель Кабир Сегал рекомендует использовать тактику от военных под названием BLUF или «Bottom Line Up Front».

Также важно учитывать, насколько хорошо электронная почта читается на мобильных устройствах, не только с точки зрения длины, но также и в отношении приложений. Венчурный капиталист Альберт Венгер рекомендует заменять вложения графиками, вставленными в электронное письмо с кратким заголовком. Это будет ограничивать последующие действия «Я не мог открыть приложение, не могли бы вы отправить письмо повторно».

Используйте правильные инструменты обработки

Теперь, когда электронные письма находятся в вашем почтовом ящике, как работать с ними быстрее? Эти инструменты делятся на две категории: обработка входящих сообщений и более эффективное реагирование. Первый состоит из таких инструментов, как Mailstrom (для объединения сообщений в аналогичные категории), Sanebox (для автоматического определения приоритетов сообщений) и BatchedInbox (для доставки сообщений через заданные интервалы). Чтобы ускорить процесс навигации, вы можете использовать сочетания клавиш Gmail и функции Gmail Labs (например, автоматическое продвижение), и свести к минимуму нажатия клавиш, с помощью которых можно использовать заготовленные ответы и расширители текста.

Найдите правильные системы для организации задач

Для многих людей почтовый ящик электронной почты превращается в грязную коллекцию хлама, которая обычно относится к категориям вещей, которые нужно делать, или вещам, которые нужно запланировать. Блогер и консультант Тьяго Форте утверждает, что игнорирование электронной почты – не совсем правильно; от писем все равно никуда не деться. Но зато можно использовать задачники, чтобы определить хорошее время для работы с письмами.

Есть хорошие инструменты для организации задач (Things, Omnifocus), событийные календари (Busycal, Fantastical), справочные приложения (Evernote, Quip). Когда вы обрабатываете каждое сообщение, дайте себе пять (и только пять) вариантов: ответьте напрямую или отправьте элемент в любую систему, которую вы используете, чтобы разобраться с этой задачей.

Не забывайте о собеседнике

Нам надлежит помнить, что за каждым электронным письмом есть два человека. Мы можем потерять из виду это, злоупотребляя временем получателей. Да, благодарить нужно, нужно написать спасибо. Но тем самым вы не ставите точку в разговоре, и можете получить еще одно по сути ненужное письмо. Вместо этого напишите «Не нужно отвечать» или «Конец сообщения». Таким образом вы остановите эффект бумеранга.  

Экономьте свое и чужое время.

Источник